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如何选择更好的视频会议协作系统?

根据Gartner Group的调查,五年内PC及服务器的软硬件采购成本仅占所有成本的12%,那么其他的钱都花到哪里去了呢?17%是管理监督的花费,14%花在技术支持上,57%则是花在用户端操作。所有这些成本加起来就称作“总体拥有成本(TCO)”。

如何选择更好的视频会议协作系统?
视频会议室

作者:何斌

最近,特鲁贝克建筑公司,一家美国西海岸的承建商,正在规划他们的远程视频会议协作系统。公司的IT总监说:公司需要一个工具,让他们的客户,很多其他国家的客户,更容易参与到项目建设中来。 此外,建筑师、分包商和其他参与建筑过程的人需要在全球范围内联系在一起。 通过远程视频会议协作系统,公司可以将每个人都联系起来,而不必让人们飞往世界各地。

大约四年前,特鲁贝克开始寻找一种解决方案,让员工可以轻松简单地安排和组织会议,并无缝地使用视频和其他会议室技术。 其中一个目标是让任何人在一个房间里用他们的手机或平板电脑在任何地方开始会议。

最初,特鲁贝克公司为了让用户可以很容易地加入和使用,选择了 Zoom。 Zoom的易用性很强,特别是最初的需求点是通过笔记本电脑和移动设备参与视频会议的时候。

但当特鲁贝克试图整合自己的会议室的基础设施和设备的时候,问题出现了。 Zoom不生产任何自己的屏幕、手机或其他设备。它依赖于第三方合作伙伴,如Crestron和罗技。 从理论上讲,这应该行之有效,但在实践中,支持和实施变成了一个令人头疼的问题,因为特鲁贝克公司在采购过程中,购买了不同的视听设备、电视、计算机和其他设备。

在会议室的管理和支撑上也存在一个挑战,因为没有哪个设备制造商会承担整个房间的责任。 相反,特鲁贝克公司的IT部门则必须确定问题出在哪里,然后打电话给该技术的具体供应商。在前六个月,一共积累了94张有关会议系统的故障罚单。其中42个直接与Zoom 有关,其余的则与第三方供应商有关。

令人头疼的多厂商系统对接导致特鲁贝壳公司转向了单厂商集成系统: Cisco Webex

在与多家供应商系统纠缠了几个月后,特鲁贝克公司选择了单厂商集成系统——思科 Webex。Cisco Webex Room Kit 与其他厂商解决方案的主要区别之一是已完成了各种设备的高度集成。下面的图表显示,Cisco Webex Room Kit 是一个简单的、端到端的、完全集成的产品,而 Zoom 则需要做非常多的集成工作。

特鲁贝克公司最后针对Zoom Rooms 和思科 Webex Rooms做了一个TCO(总拥有成本)的比较和分析。分析内容包括会议许可证,音频和视频订阅,预计增长20% 。 思科的每个用户成本为10.12美元,而 Zoom 的每个用户成本为16.31美元;Zoom 的总控制成本为220,878美元,思科为131,112美元。 另外,思科的 TCO 还包括思科20,385美元的贷款服务。但即使增加贷款的费率,思科的TCO计算结果为151,497美元。

促进更好的协作应该是当今首席信息官的首要任务,因为企业需要比以往更快地做出更好、更明智的决策。在协作视频会议领域,现在有各种各样的选择,CIO们必须全面考虑各种和实体甚至虚拟会议室相关的技术。 这不仅包括会议应用程序,还包括会议室中使用的所有其他硬件和软件。 所有的技术必须无缝地结合在一起,才能提供最好的体验。 在特鲁贝克公司的案例中,他们发现完全集成的解决方案是更好的选择,因为它简化了部署,减少了错误,并提供了出色的用户体验。

但切记,具体问题还需要具体分析,这没有唯一的标准答案。

根据Gartner Group的调查,五年内PC及服务器的软硬件采购成本仅占所有成本的12%,那么其他的钱都花到哪里去了呢?17%是管理监督的花费,14%花在技术支持上,57%则是花在用户端操作。所有这些成本加起来就称作“总体拥有成本(TCO)”。

本文为作者 何斌 独立观点,并不代表 我是CIO 立场。

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